廣東省民政廳關於印發《廣東省特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作指引》的通知

各地級以上市民政局：

　　為進一步規範我省特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作，確保集中供養特困老年人檔案的完整性與安全性，根據《中華人民共和國檔案法》《廣東省檔案條例》及《養老機構管理辦法》《廣東省養老服務條例》等法規規章，結合工作實際，製定本工作指引，請遵照執行。

　　廣東省民政廳

　　2022年8月11日

　　廣東省特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作指引

　　第一條 為進一步規範我省特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作，確保集中供養特困老年人檔案的完整性與安全性，根據《中華人民共和國檔案法》《廣東省檔案條例》及《養老機構管理辦法》《廣東省養老服務條例》等法規規章，結合工作實際，製定本工作指引。

　　第二條 本指引所稱特困人員供養服務機構（以下簡稱“供養機構”）是指依法辦理登記且在廣東省行政管轄區內，為集中供養特困老年人提供全日集中住宿和照料護理服務的社會福利院、敬老院、公建民營和接受委托供養的其他養老機構。

　　第三條 本指引所稱特困人員供養服務機構入住老年人檔案是指集中供養特困老年人居住在供養機構過程中，形成的具有保存和核查利用價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的曆史記錄，是機構檔案資料的重要組成部分。

　　第四條 特困人員供養服務機構入住老年人檔案實行統一領導、分級管理的原則。

　　省民政廳負責全省特困供養人員服務機構入住老年人檔案管理工作的指導和監督。

　　地級以上市、縣級民政部門負責本行政區域內特困人員服務機構入住老年人檔案管理工作的指導、監督和檢查等工作。

　　鎮（街）負責具體指導轄區內敬老院等機構老年人檔案管理工作，幫助機構完成整理、收集等工作。

　　各供養機構履行集中供養特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作的主體責任。特困人員外托後仍然營業的敬老院，檔案應由原敬老院負責，方便檔案統一、集中管理，受委托機構應協助敬老院做好檔案管理的各項收集工作。

　　各供養機構應安排專（兼）職人員履行集中供養特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作職責。

　　第五條 本指引中所涉及的集中供養特困老年人檔案資料根據其形成規律和特點原則上分為基本信息類、健康管理類、財務類、其他類，歸檔範圍如下：

　　（一）基本信息類

　　1.特困老年人身份證複印件；

　　2.戶口本複印件；

　　3.醫保卡複印件；

　　4.殘疾證複印件（如有）；

　　5.特困人員救助供養證複印件；

　　6.服務合同（協議）；

　　7.接收手續、入住機構手續；

　　8.民政部門認為應當歸檔的其他材料。

　　（二）健康管理類

　　1.老年人能力評估報告；

　　2.病史記錄和每年至少1次的健康體檢報告；

　　3.護理記錄表、機構內外就醫病曆、日常用藥記錄等資料；

　　4.輔助檢查報告單等資料；

　　5.退住或死亡的相關證明資料；

　　6.民政部門認為應當歸檔的其他材料。

　　（三）財務類

　　1.供養費的撥付；

　　2.零用金發放記錄；

　　3.代管零用金收支記錄；

　　4.遺物款的處理記錄。

　　（四）其他類

　　1.鄉鎮人民政府（街道辦事處）委托書（僅入住公建民營機構、非本鎮街舉辦的公辦養老機構時需要）；

　　2.日常管理、安全巡查記錄；

　　3.特殊事件處理擔保人知情同意書。

　　第六條 集中供養特困老年人整理和歸檔要求：

　　（一）集中供養特困老年人檔案應以“個人”為單位整理、編目、歸檔，以入住年份為單元分類存檔。

　　（二）檔案資料的形成部門應根據有關規定，建立健全集中供養特困老年人檔案資料的收集、整理、歸檔和借閱等檔案管理製度。

　　（三）歸檔資料應收集齊全、完整、準確，確保檔案的安全和低保信息資源共享。

　　（四）歸檔資料應做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標識完整齊備，信息載體和書寫材料應當符合檔案保管要求，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水和紅墨水筆等不耐久字跡材料。

　　（五）歸檔的電子文檔應與相應的紙質材料內容保持一致。

　　（六）集中供養特困老年人檔案資料，應在次年度2月底前完成上年度材料的收集、整理、歸檔工作。

　　第七條 集中供養特困老年人檔案的整理規則與保管期限：

　　（一）基本信息類和其他類的檔案整理可參考《歸檔文件整理規則》（DA/T22）或《文書檔案案卷格式》，保管期限自服務協議期滿後不少於5年。

　　（二）健康管理類檔案整理可參考《醫療機構病曆管理規定》，保管期限自服務對象最後一次就診之日起不少於15年。

　　（三）財務類檔案資料的整理、保管期限，可參考《會計檔案管理辦法》。

　　第八條 配備適合各類檔案載體保管的庫房或專櫃，配置防火、防盜、防潮防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等設施設備，保證集中供養特困老年人檔案的存放安全。

　　第九條 對破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊的集中供養特困老年人檔案，應當及時修補、複製或進行其他技術處理。

　　第十條 集中供養特困老年人檔案不得外借。其他機構和個人確因工作需要查閱檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個人有效證件（身份證）等證明材料，並經供養機構負責人審批，辦理登記手續後方可提供查閱。

　　第十一條 查閱集中供養特困老年人檔案時應嚴格遵守檔案管理的有關規章製度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

　　第十二條 集中供養特困老年人檔案的銷毀嚴格按銷毀程序進行，並將鑒定結論、銷毀報告和銷毀清冊歸入全宗卷永久保管。在銷毀檔案時，現場應有兩人共同監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字。

　　第十三條 已銷毀的檔案應在歸檔文件目錄備注項中注明已銷毀字樣。

　　第十四條 屬於進檔案館範圍的集中供養特困老年人檔案（包括電子文檔），應依法依規依程序向當地檔案館移交。在移交檔案時，應同時將集中供養特困老年人檔案紙質目錄（一式三份）及其電子版目錄一並移交。

　　第十五條 集中供養特困老年人檔案管理工作的獎懲參照上級相關檔案規定執行。

　　第十六條 地級以上市、縣級民政部門要結合本地實際，每年須對特困老人的基本信息類、健康管理類、財務類、其他類檔案進行不少於一次督導檢查，及時查漏補缺，檢查的具體內容詳見本指引第五條。

　　第十七條 本指引由廣東省民政廳負責解釋。

　　第十八條 本指引自發布之日起施行。

解讀：《廣東省特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作指引》發布